لتسهيل متابعة مشروعك الصغير .. 3 خطوات لتتبّع نفقات العمل

من المهارات الأساسية لتحقيق النجاح، القدرة على تتبع نفقات العمل لمراقبة التدفق النقدي، إذ يساعد ذلك على معرفة مدى توازن نفقات العمل مع المبلغ الذي تم توفيره.

لسوء الحظ، يشعر العديد من أصحاب الشركات الصغيرة بالاستياء الشديد من الوقت المستغرق في تتبع نفقات الأعمال بعيدًا عن الجانب التشغيلي لإدارة أعمالهم.

ولكن بمجرد أن يكون هناك نظام جيد لتتبع نفقات الأعمال، يمكنك أن ترى كيف أن تتبع النفقات هو أحد الأسس المحاسبية التي تدعم نجاح شركتك الصغيرة.

ما هي نفقات العمل؟

تنقسم نفقات الأعمال إلى فئتين مختلفتين:

1- تكلفة السلع المبيعة: نفقات الأعمال التي تتعلق بإنتاج منتجات الشركة.

2- مصاريف التشغيل العامة: جميع التكاليف اليومية الأساسية التي يتم تكبدها من خلال إدارة العمل، بما في ذلك الإيجار والضرائب ورواتب الموظفين والتصاريح.

يمكنك تقسيم نفقات الشركات الصغيرة، مما يسهل مراقبتها وتعديلها. على سبيل المثال، فصل التكاليف الثابتة والمتغيرة، وإدراج الاستهلاك والفائدة بشكل فردي.

فوائد تتبع نفقات الأعمال

هناك العديد من الفوائد لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة:

الدفاتر المنظمة: تعني البيانات المالية الدقيقة استعداد صاحب العمل في أي وقت، سواء لتدقيق مصلحة الضرائب، أو التقدم بطلب للحصول على التمويل.
 

الوضوح حول أوجه الإنفاق: هذا يعني أنه يمكن بسهولة تقييم الجوانب التي يمكن فيها تقليل نفقات العمل لتحسين التدفق النقدي.
 

الخصومات الضريبية: العديد من نفقات الشركات الصغيرة معفاة من الضرائب ويمكن أن تقلل من الدخل الخاضع للضريبة.
 

تخطيط مالي أفضل: من خلال النظر في النفقات ومراجعة التقارير لتحديد جوانب الإفراط في الإنفاق، يمكن إجراء التعديلات والتخطيط وفقًا لذلك.
 

اكتشاف الاحتيال: عند مراقبة النفقات، يكون من الأسهل كشف أي احتيال مالي.

هذا وتتمتع الشركات الصغيرة التي تتعقب نفقات الأعمال وتراجع بانتظام تقارير نفقاتها بمزيد من التبصر حول وضعها المالي. وبالتبعية، تصبح أكثر ثقة في نجاح أعمالها في المستقبل.

كيف يمكن الاحتفاظ بالدفاتر المحاسبية لشركتي الصغيرة؟

لإعداد دفاتر محاسبية لشركتك الصغيرة، ستحتاج إلى القيام بالخطوات التالية:

1- اختيار نظام محاسبي

يمكن للشركات استخدام أحد نظامين لتتبع المعاملات المالية: القيد الفردي أو القيد المزدوج. تختار معظم الشركات الصغيرة مسك الدفاتر ذات القيد الفردي عندما تبدأ، لسهولة استخدامها.

يتعين على الشركات الصغيرة النامية الانتقال إلى طريقة القيد المزدوج لإنشاء تقارير مالية أساسية مثل بيان الدخل والميزانية العمومية.

2- اختيار طريقة التسجيل

من الممكن تسجيل المعاملات يدويًا، وكذلك إنشاء جدول بيانات مخصّص. ولكن قلل من الأخطاء باستخدام برنامج المحاسبة الذي يقوم بالحسابات نيابة عنك.

يحافظ استخدام برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة على جميع معلوماتك المالية فعالة ومحدثة، مما يبسط العملية بالنسبة لك.

3- فتح حساب مصرفي للأعمال

يساعد وجود حسابات مصرفية شخصية وتجارية منفصلة عند وقت الاستحقاق الضريبي. يمكن ربط حسابات عملك ببرنامج المحاسبة الخاص بك.

تأكد من مطابقة كشف حسابك المصرفي شهريًا مع دفاترك. وهذا يعني التحقق من السجلات الموجودة في برنامج المحاسبة الخاص بك مقابل تلك الموجودة في كشوف حساباتك المصرفية.

4- عمل نموذج فاتورة

يُنصح بإعداد قالب أو نموذج للفاتورة، سواء في برنامج المحاسبة أو عن طريق تنزيل قالب عبر الإنترنت.

يجب تضمين شروط الدفع في كل فاتورة، ومعلومات الاتصال الخاصة بك، وكيفية الدفع لك، وموعد استحقاق الفاتورة.

يمكن أن يساعد إعداد شروط الدفع في الحصول على الدفعات في الوقت المحدد. يمنحك هذا تدفقًا نقديًا صحيًا، وهو أمر مهم للغاية بالنسبة لشركة صغيرة جديدة.

المصدر: فريش بوكس (FreshBooks)